Política de privacidad

01Lo esencial

02Responsable y contacto

Big Days Worldwide, S.L., con NIF B05715313 y domicilio en calle Sicilia 208, 08013 Barcelona, España, es responsable de los tratamientos descritos en esta política correspondientes a su actividad bajo el nombre comercial Interrail Backpackers.

Para consultas de privacidad y ejercicio de derechos: agencia@interrailbackpackers.com. También puedes dirigirte por escrito al domicilio indicado.

Esta política comprende la web, los formularios asociados, el área de clientes y las comunicaciones relacionadas con la organización de viajes. Los servicios tecnológicos externos pueden realizar tratamientos propios, que se explican en sus políticas, además de los que efectúen por cuenta de la sociedad.

03Datos y procedencia

Tratamos los datos que nos facilitas al pedir información, solicitar un presupuesto, cumplimentar formularios, contratar un viaje o comunicarte con nosotros:

• Identidad y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico y teléfono.
• Datos necesarios para organizar el viaje: fecha de nacimiento, número de DNI cuando resulte necesario, destinos, fechas y servicios solicitados.
• Representantes legales, cuando intervienen por un menor, incluida la información necesaria para documentar esa representación y las autorizaciones correspondientes.
• Contacto de emergencia: datos de contacto de la persona designada para emergencias.
• Gestión del viaje: propuestas, comunicaciones, aceptaciones contractuales y documentación del viaje.
• Fotografías y testimonios, cuando se autorice su utilización.
• Datos técnicos derivados del uso de la web y de tus preferencias de cookies, según las tecnologías activadas.

Los viajeros proporcionan individualmente sus datos. Para menores se habilita la intervención de su representante legal.

No solicitamos copias de DNI ni datos de salud, alergias o necesidades de accesibilidad mediante estos formularios. Evita incorporar esa información en campos de texto libre; si surge una necesidad especial para el viaje, contacta primero con nosotros para determinar un procedimiento adecuado.

Cuando designes a otra persona como contacto de emergencia, facilítale esta política y comunica únicamente los datos necesarios. La sociedad atenderá también las obligaciones de información que le correspondan respecto de esa persona; la designación no autoriza a utilizar sus datos con otros fines.

04Finalidades y bases jurídicas

No utilizamos los formularios de solicitud de viaje para suscribir automáticamente a los usuarios a promociones. Las respuestas y el seguimiento se vinculan a la solicitud recibida o al viaje contratado.

El uso de cookies publicitarias es un tratamiento distinto de la comunicación comercial por correo o WhatsApp y se gestiona desde el aviso de cookies.

Los campos necesarios se identificarán en cada formulario. Si falta información imprescindible, es posible que no podamos atender la solicitud, realizar una reserva concreta o formalizar el contrato. Rechazar un uso opcional de imágenes o la incorporación a un grupo no impide contratar el viaje.

05Formularios y comunicaciones

Utilizamos Google Forms para formularios de viajeros y procesos de aceptación documental, Google Sheets para organizar información y Trello para la gestión de clientes y viajes. Antes de enviar un formulario podrás consultar la información de privacidad aplicable. El uso de estas herramientas implica que sus proveedores intervienen en el tratamiento o almacenamiento de la información.

La aceptación de un contrato y las autorizaciones opcionales se recogen por separado. La lectura de esta política no equivale a autorizar todas las finalidades descritas.

Si contactas por WhatsApp, utilizaremos los datos de esa conversación para atenderte. Cuando se ofrezca un grupo de viaje, se informará de que los demás participantes pueden ver el número de teléfono, los mensajes y determinados datos del perfil según tu configuración. La participación será voluntaria y habrá un canal individual para las comunicaciones necesarias.

06Destinatarios y acceso

El acceso interno se limita al personal autorizado que necesita los datos para sus funciones.

Para organizar el viaje comunicamos exclusivamente los datos necesarios a los proveedores implicados en los servicios acordados: alojamientos, transportistas, operadores ferroviarios, intermediarios de reservas, aseguradoras y proveedores de actividades o asistencia, según el caso. El destinatario y el país dependerán del itinerario y de los servicios contratados. No se establece una autorización general para compartir datos con cualquier empresa europea.

También intervienen proveedores tecnológicos de formularios, correo, gestión de clientes y almacenamiento:

• Framer, plataforma de creación y alojamiento de la web.
• Google: Google presta los servicios Google Forms y Google Sheets, Google Ads y el mapa de la web (Google Maps).
• Atlassian, que presta Trello.
• WhatsApp (Meta), si te comunicas con nosotros por ese canal.
• El proveedor de nuestro correo electrónico.

El papel de cada proveedor, la entidad contratante y las condiciones de protección de datos dependen del servicio y de la modalidad de cuenta.

Los datos podrán comunicarse a autoridades y organismos públicos cuando exista una obligación legal, y a profesionales que deban intervenir en una reclamación en la medida necesaria y con la base jurídica correspondiente.

La publicación autorizada de fotografías o testimonios en una web o red social los hace accesibles al público de ese canal. No vendemos la base de contactos.

07Viajes europeos y transferencias internacionales

Operar en Europa no significa que todos los destinatarios estén dentro del Espacio Económico Europeo. Para los proveedores situados fuera de este espacio, y para los servicios tecnológicos que impliquen accesos o tratamientos desde terceros países, se identifican el destino y el mecanismo jurídico aplicable.

Antes de realizar una transferencia se informará de la decisión de adecuación o de las garantías que la amparen y de cómo obtener información o copia de estas. Si procede una excepción legal para una operación concreta, se examinarán sus requisitos y se facilitará la información correspondiente. La contratación de un viaje no constituye una autorización ilimitada para transferir datos a cualquier país.

Puedes solicitar información sobre el mecanismo aplicable a cada proveedor en agencia@interrailbackpackers.com.

08Conservación

Aplicamos plazos distintos según la finalidad y el tipo de documentación:

• Consultas y presupuestos no contratados: durante su gestión y, como máximo, doce meses desde la última interacción relevante. Después se eliminan, salvo las evidencias estrictamente necesarias ante una reclamación concreta.
• Datos operativos de viajeros: durante la preparación y ejecución del viaje y la resolución de incidencias. Al finalizar, se eliminan los datos que ya no sean necesarios; solo se conserva la parte justificadamente vinculada a obligaciones legales o responsabilidades.
• Documentación mercantil y contable: durante el plazo legal que corresponda, incluido el de seis años desde el último asiento contable para los documentos sujetos al Código de Comercio. El plazo fiscal general de cuatro años tiene su propio cómputo y puede interrumpirse o verse afectado por supuestos especiales; no sustituye al plazo mercantil.
• Documentación contractual y reclamaciones: durante el plazo de ejercicio de las acciones aplicables a cada caso, considerando su inicio, posibles interrupciones y la legislación correspondiente.
• Fotografías y testimonios: durante el uso autorizado y hasta su retirada, sin perjuicio de conservar de forma restringida la prueba de la autorización cuando sea necesaria para atender responsabilidades.
• Cookies y tecnologías similares: según las duraciones indicadas en la Política de cookies.

Cuando legalmente proceda el bloqueo, los datos dejan de utilizarse en la actividad ordinaria y quedan reservados para las responsabilidades y autoridades previstas en la ley. Finalizados los plazos aplicables, se suprimen. Los registros antiguos no se reutilizan para nuevas campañas por el hecho de conservarse.

09Menores e imágenes

El procedimiento de viaje de un menor requiere la intervención y las autorizaciones de quien pueda representarlo legalmente. Introducir los datos de un adulto no sustituye por sí solo la comprobación de su identidad y facultades.

La publicación de imágenes o testimonios de menores se tratará mediante una autorización específica que tenga en cuenta su edad, madurez, representación legal y el interés del menor. La autorización del viaje no incluye automáticamente la difusión de su imagen.

10Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad cuando concurran sus requisitos. También puedes retirar los consentimientos otorgados sin afectar a la licitud del tratamiento anterior, y oponerte a los tratamientos basados en interés legítimo por motivos relacionados con tu situación particular.

Escribe a agencia@interrailbackpackers.com o al domicilio social e indica tu solicitud. Solo pediremos información adicional para identificarte cuando sea necesaria y proporcionada; no se exige una copia de DNI de forma automática.

Responderemos, con carácter general, en un mes desde la recepción. Si concurren las condiciones legales para ampliar el plazo, te comunicaremos la ampliación y sus motivos dentro de ese primer mes.

Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. No es obligatorio reclamar primero a la sociedad para acudir a la autoridad.

11Seguridad y cambios

La sociedad se compromete a mantener controles de acceso y medidas de seguridad adecuados a los datos tratados y a los riesgos. Las personas autorizadas están sujetas a deberes de confidencialidad. Ningún servicio conectado sustituye las obligaciones de configuración, custodia y revisión de permisos de la agencia.

Se informará de los cambios relevantes de esta política. Una actualización no permite ampliar retroactivamente los consentimientos ni utilizar los datos para finalidades incompatibles sin la base jurídica y la información necesarias.

Más información sobre el titular de la web en el Aviso legal.